Tips Mudah Menggunakan Fungsi Mailings di Ms. Word dengan Data dari Ms. Excel

Mailings adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh aplikasi pengolah kata (Word prosessor) seperti Ms. Word untuk memudahkan kita dalam membuat surat kepada beberapa orang sekaligus. Daftar orang penerima dapat kita siapkan dalam sebuah database sederhana, bisa dalam Ms.Access maupun dalam Ms Excel. Dengan fungsi ini kita tidak perlu membuat surat satu persatu. Cukup kita siapkan satu file surat kemudian kita “ambil” data penerima di Ms. Excel.

Untuk membuatnya dengan bantuan wizard Anda bisa baca artikel di sini . Nha di kesempata ini ane ingin nambah penggunaan yang tanpa bantuan wizard alias cara manual. Sekaligus dipraktekkan silahkan ikuti langkah berikut ini.

1. Pertama siapkan file baru Ms. Word dan Ms Excel kemudian isi kan data seperti di bawah ini

File Excel (klik gambar untuk memperbesar)

File Ms. Word (klik gambar untuk memperbesar)

2. Masuk ke File Ms. Word lalu pilih Menu Mailings dan pilih Use Existing List..

Menu Mailings (klik gambar untuk memperbesar)

3. Berikutnya pilih data Excel yang sudah di siapkan

Pilih File Ms. Excel yang sesuai (klik gambar untuk memperbesar)

4. Pilih Sheet mana dari Excel tersebut yang akan kita gunakan

Pilih Sheet (klik gambar untuk memperbesar)

5. Untuk memilih kolom data mana saja yang akan kita pakai isi datanya pilih submenu [Insert Merge Field]

Mencocokkan data dengan posisi di Ms. Word (klik gambar untuk memperbesar)

6. Insert kan satu persatu dan sesuaikan dengan letaknya di Dokumen Ms. Word

Insert kan satu persatu sesuai kebutuhan (klik gambar untuk memperbesar)

7. Untuk melihat hasilnya klik Preview Result dan Klik tombol pengendali [<|][ <] dan [>][ |>]

Lihat hasil (klik gambar untuk memperbesar)

8. Untuk mencetak file tersebut secara berurutan data, silahkan pilih submenu [Finish&Merge] — [Print Documents]

Mencetak hasil (klik gambar untuk memperbesar)